Mandat des sous-comités de lignes directrices

But

L’objet du présent document est d’établir les règles fondamentales des sous-comités responsables de la rédaction ou de la révision d’un document de lignes directrices. Le mandat décrit la composition des sous-comités, notamment l’ensemble des compétences requises pour réaliser les travaux, la portée et l’échéancier du projet, les responsabilités des membres et des autres personnes qui participent au projet, et les règles de participation (entre autres concernant le quorum, la durée du mandat, le budget).

Fonction

Les sous-comités de lignes directrices sont responsables de la production de documents de lignes directrices fondées sur les conseils de pairs et l’interprétation actuelle des données probantes.

Composition

Le choix des membres est effectué selon le processus décrit dans les procédures de la formation des sous-comitéś de lignes directrices. En plus de réunir toutes les compétences requises pour traiter un sujet, la sélection tient compte d’une représentation équitable des hommes et des femmes, des établissements (taille et emplacement géographique) et des diverses professions (chercheurs, vétérinaires, responsables des installations pour animaux, techniciens en chef, représentants du public ou des groupes de défense des animaux).

Responsabilités du président d’un sous-comité

Le président d’un sous-comité doit avoir des connaissances du domaine visé par le projet et doit assumer les responsabilités suivantes :

  • présider toutes les réunions et les téléconférences du sous-comité
  • établir un consensus entre les membres du sous-comité
  • collaborer avec le Secrétariat du CCPA à toutes les étapes de la préparation des lignes directrices
  • assumer les responsabilités des membres d’un sous-comité mentionnées ci-dessous
Responsabilités des membres d’un sous-comité

Les membres d’un sous-comité s’engagent à respecter l’échéancier du projet. Lorsqu’un membre ne peut remplir les engagements prévus, il devrait en faire part au Secrétariat du CCPA pour qu’une autre personne ayant des compétences comparables soit choisie conformément aux procédures de la formation des sous-comité́s de lignes directrices.

La plupart des travaux du sous-comité sont menés par échanges de courriel ou au moyen d’un portail Web SharePoint qui lui est dédié. Les membres doivent répondre en temps opportun aux demandes du président du sous-comité ou du Secrétariat du CCPA, et aviser ces personnes de tout retard probable.

Les membres d’un sous-comité doivent participer aux réunions et aux téléconférences du sous-comité au nom de la recherche d’un consensus. Leurs discussions sont confidentielles, qu’elles soient tenues lors de réunions en personne, de téléconférences ou par voie électronique (courriel ou portail SharePoint).

Les membres d’un sous-comité contribuent à la rédaction d’une première version de documents de lignes directrices ou à la révision d’un document existant. Ils doivent s’assurer que le texte est fondé sur des conseils de pairs et l’interprétation actuelle des données probantes.

À l’étape du premier examen par les pairs, les membres d’un sous-comité proposent des experts qualifiés pour exécuter cette tâche et le président s’assure que tous les aspects du sujet sont traités dans le document. La liste de ces experts est sujette à l’approbation du président.

Après chaque examen des versions des lignes directrices, les membres du sous-comité reçoivent une copie des commentaires colligés. Ils doivent alors examiner cette information et fournir leurs commentaires sur les points à modifier.

Les lignes directrices en cours d’élaboration sont des documents dont la consultation est réservée aux membres du sous-comité responsable du document, sauf si ce dernier a été approuvé pour un examen externe. Les membres du sous-comité peuvent demander l’opinion de collègues de confiance à propos du contenu d’un document sans toutefois partager le document avant sa diffusion officielle.

La mention des contributeurs figure dans les documents publiés ainsi que dans l’annonce de leur publication.

Durée du mandat

Les membres d’un sous-comité sont nommés pour un mandat d’au plus deux ans. En général, les sous-comités sont dissous lors de la publication du document de lignes directrices. Certains sous-comités peuvent cependant poursuivre leurs activités pendant une période supplémentaire pouvant aller jusqu’à six mois lorsqu’il est probable que le CCPA reçoive des demandes pour l’élaboration de documents de référence ou pour émettre des commentaires sur des documents clés émanant de tiers. La décision de continuer de fournir, de façon ponctuelle, soutien et conseils au CCPA revient à chaque membre du sous-comité.

Responsabilités du Secrétariat du CCPA

Le Secrétariat du CCPA est responsable de travailler en collaboration avec le sous-comité pour respecter l’échéancier du projet et pour s’assurer que l’élaboration de chaque document de lignes directrices s’effectue selon le processus approuvé par le comité des normes. Il s’agit notamment d’organiser des téléconférences et des réunions pour les sous-comités et d’en rédiger les procès-verbaux, de préparer les différentes versions des documents conformément aux décisions des sous-comités et d’en coordonner l’examen externe, de présenter aux sous-comités l’ensemble des commentaires reçus lors des examens, et de soumettre les versions pour évaluation et approbation par le comité des normes, le comité d’évaluation et de certification et le conseil d’administration.

Le Secrétariat du CCPA est également responsable de fournir des commentaires sur les versions des lignes directrices pour s’assurer des points suivants :

  • les lignes directrices sont en conformité avec le mandat du CCPA qui est de favoriser l’éthique animale et les soins aux animaux en science
  • les lignes directrices traitent des questions pertinentes notées dans le cadre des travaux du CCPA en collaboration avec la communauté scientifique et les groupes de défense des animaux, au Canada et à l’étranger
  • les lignes directrices citent les règlements gouvernementaux pertinents
Responsabilités du comité des normes du CCPA

Le comité des normes est responsable du suivi des travaux du sous-comité, de fournir des commentaires sur chacune des versions des lignes directrices avant chacun des examens et avant leur publication, et de soumettre les projets de lignes directrices à l’approbation du conseil d’administration aux fins d’examen général et de publication.

Réunions

Le comité se réunit par téléconférence pendant l’année lorsque convoqué par le président en fonction de la disponibilité des membres et du personnel de soutien du Secrétariat du CCPA. Le président peut également convoquer les membres à une réunion en personne. En règle générale, les dépenses engagées par les membres de sous-comités relativement à leur participation aux réunions sont remboursées par le CCPA conformément aux Directives du CCPA concernant le remboursement des dépenses de voyage.

Quorum

Le quorum prescrit pour la tenue des réunions et des téléconférences relatives aux travaux d’un sous-comité est fixé à la majorité de ses membres (50 % des membres plus un).

Rapports

Les sous-comités doivent remettre un document de lignes directrices au comité des normes aux trois étapes suivantes de la réalisation d’un projet :

  • première version pour examen par les pairs
  • deuxième version pour examen générale
  • dernière version pour examen ou publication
Conflit d’intérêts et confidentialité

Les membres des sous-comités de lignes directrices doivent se conformer à la Politique du CCPA sur les conflits d’intérêts et à l’Entente de confidentialité et de non-divulgation.

Budget

Le budget prévoit une rencontre en personne et dix téléconférences. Des fonds additionnels peuvent être demandés pour d’autres rencontres en personne ou d’autres téléconférences au besoin et si le budget le permet.

Échéancier

Les sous-comités doivent, dans la mesure du possible, respecter l’échéancier ci-dessous.

Échéancier des sous-comités des lignes directrices