Ordre du jour pour une visite d’évaluation du CCPA d’une journée

Télécharger en format MS Word

Cet ordre du jour a pour objectif d’aider les établissements à se préparer pour une visite d’évaluation d’une journée. L’ordre du jour peut être modifié pour répondre aux besoins de l’établissement ou du CCPA, par suite de discussions avec le directeur d’évaluation responsable de la visite. Il faut envoyer le projet d’ordre du jour au directeur d’évaluation au moins un mois avant la visite. En vue de la visite, la tâche la plus importante pour l’établissement est de remplir les sections 1 à 5 et la section 7 du Formulaire de révision du programme de soin et d’utilisation des animaux (FRP) du CCPA, ainsi que la section 6 selon le ou les types d’installations pour animaux en cause. Ce formulaire sert de base pour toutes les évaluations effectuées par les équipes d’évaluation du CCPA.

L’ordre du jour générique suivant est représentatif pour une visite d’une journée :

9 h à 11 h Réunion initiale de l’équipe d’évaluation du CCPA et des représentants de l’établissement, soit les cadres responsables et les administrateurs, les membres du comité de protection des animaux (CPA) (comprenant les coordonnateurs du CPA et les représentants du public), le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux ainsi que les utilisateurs d’animaux
11 h à 12 h Examen, effectué par l’équipe d’évaluation, de quelques exemples de protocoles d’utilisation d’animaux et de procédures normalisées de fonctionnement (PNF) ainsi que de tout autre document pertinent
12 h à 13 h Repas (simple et servi sur place) pour l’équipe d’évaluation et les représentants de l’établissement, période au cours de laquelle des questions soulevées lors de la révision de la documentation peuvent être abordées
13 h à ...  Visite des installations (s’il y a lieu)
... à ...  Réunion de récapitulation : réunion à huis clos de l’équipe d’évaluation (60 minutes)
... à ... Réunion de récapitulation : réunion finale de l’équipe d’évaluation et des représentants de l’établissement (30 à 45 minutes)

Réunion initiale

À leur arrivée à l’établissement, les membres de l’équipe d’évaluation du CCPA demanderont à voir quelques documents choisis, soit des protocoles d’utilisation d’animaux accompagnés de la correspondance connexe (les dossiers complets des protocoles), des PNF et tout autre document pertinent, afin de pouvoir les examiner pendant environ 60 minutes après la réunion initiale.

Une période d’au moins deux heures doit être allouée au début de la journée pour la réunion initiale. Cette période sera réservée pour effectuer un examen approfondi du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement, en se concentrant sur la structure et l’administration du programme, sur le fonctionnement du CPA, sur les services de soins vétérinaires et de soins aux animaux, sur la formation continue et sur la santé et sécurité au travail. Une documentation préparatoire à la fois complète et concise (dans le format du FRP du CCPA) est d’une importance primordiale au succès de cette réunion.

Les personnes suivantes devraient participer à la réunion initiale :

  • les représentants de la direction de l’établissement (notamment la personne de qui relève le CPA)
  • les présidents et les membres des CPA
  • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux
  • tout utilisateur d’animaux qui souhaite participer

L’ordre du jour de la réunion initiale devrait se présenter comme suit :

  1. Mot de bienvenue de la part de la haute direction de l’établissement et présentation du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement, mentionnant tout changement important depuis la dernière évaluation et tout nouveau projet prévu à court terme
  2. Mise à jour sur les programmes du CCPA par le directeur d’évaluation, suivie de la présentation des membres de l’équipe
  3. Questions de la part de l’équipe d’évaluation sur la structure et l’administration du programme de soin et d’utilisation des animaux, puis sur les cinq premières sections et la dernière section (section 7) du FRP du CCPA, tel qu’il a été rempli par l’établissement :
    • Section 1: Informations générales
    • Section 2: Fonctionnement du comité de protection des animaux
    • Section 3: Formulaire de protocole d’utilisation d’animaux
    • Section 4: Services de soins vétérinaires et de soins aux animaux
    • Section 5: Formation continue
    Santé et sécurité au travail
    Gestion de crise
    • Section 6: Installations pour animaux
    • Section 7: Résumé
  4. Préoccupations de l’établissement (p. ex. en ce qui a trait au soin aux animaux ou aux programmes du CCPA)

Visite des installations (s’il y a lieu)

L’équipe d’évaluation peut être accompagnée par le président du CPA, le vétérinaire ou les responsables du soin aux animaux et d’autres représentants du CPA ou de l’établissement. Les secteurs suivants devraient faire l’objet d’une visite par l’équipe d’évaluation, qui utilisera également les renseignements contenus dans la section 6 du FRP du CCPA, tel qu’elle a été remplie par l’établissement :

  • les installations d’hébergement et de soin aux animaux, comprenant les installations barrières et celles de confinement, en plus des aires de soutien et de service
  • les salles de procédures et de chirurgie
  • toutes les autres installations où sont utilisés des animaux (p. ex. les laboratoires)

Une période de temps suffisante devrait être réservée pour chacune des installations pour animaux et pour tout déplacement entre les unités. Le plus grand nombre possible d’utilisateurs d’animaux et de membres du personnel de soin aux animaux devraient être disponible pour rencontrer l’équipe d’évaluation lors de la visite des installations.

Réunions de récapitulation

  • Réunion de l’équipe d’évaluation (à huis clos)

    Avant la réunion finale, l’équipe d’évaluation a besoin d’environ 60 minutes, en privé, afin de préparer un résumé de ses observations.

  • Réunion finale avec les représentants de l’établissement

    Cette réunion peut durer de 30 à 45 minutes et rassembler la plupart sinon la totalité des représentants présents lors de la réunion initiale :

    • les représentants de la direction de l’établissement
    • les présidents et les membres des CPA
    • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux

    Les recommandations préliminaires de l’équipe d’évaluation seront présentées verbalement et feront l’objet de discussions. Les recommandations les plus importantes seront soulignées. Toutes les recommandations du CCPA seront incluses dans le rapport écrit envoyé à l’établissement après la visite. La réunion finale donne également l’occasion aux représentants de l’établissement de discuter, avec les membres de l’équipe d’évaluation, du moyen le plus approprié pour faire face à toute préoccupation soulevée.

Révisée en novembre 2008