Ordre du jour pour une visite d’évaluation de plus d’une journée

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Cet ordre du jour a pour objectif d’aider les établissements à se préparer pour une visite d’évaluation de plus d’une journée. L’ordre du jour peut être modifié pour répondre aux besoins de l’établissement ou du CCPA, par suite de discussions avec le ou les directeurs d’évaluation responsables de la visite. Il faut envoyer le projet d’ordre du jour à au moins un des directeurs d’évaluation normalement au moins deux mois avant la visite. En vue de la visite, la tâche la plus importante pour l’établissement est de remplir les sections 1 à 5 et la section 7 du Formulaire de révision du programme de soin et d’utilisation des animaux (FRP) du CCPA, ainsi que la section 6 selon le ou les types d’installations pour animaux en cause. Ce formulaire sert de base pour toutes les évaluations effectuées par les équipes d’évaluation du CCPA.

L’ordre du jour générique suivant est représentatif pour une visite de plus d’une journée :

Premier jour
9 h à 12 h

Réunion initiale de l’équipe d’évaluation du CCPA et des représentants de l’établissement, soit les cadres responsables et les administrateurs, les membres du comité de protection des animaux (CPA) (comprenant les coordonnateurs du CPA et les représentants du public), le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux ainsi que les utilisateurs d’animaux

Examen, effectué par l’équipe d’évaluation plus tard au cours de la visite, d’exemples choisis de protocoles d’utilisation d’animaux complets et de procédures normalisées de fonctionnement (PNF) ainsi que de tout autre document pertinent

12 h à 13 h Repas (simple et servi sur place) pour l’équipe d’évaluation et les représentants de l’établissement, période au cours de laquelle des questions soulevées lors de la réunion initiale peuvent être discutées plus en détail
13 h 30 à ... Début des visites des installations pour animaux (l’équipe d’évaluation du CCPA peut être divisée en plus petites équipes, selon la taille de l’établissement), et ces visites peuvent se poursuivre si nécessaire pour une journée supplémentaire ou plus
Dernier jour
Les visites des installations devraient être réduites au minimum lors de la dernière journée (on évite habituellement de faire des visites le dernier jour dans les établissements de grande taille) pour se concentrer sur la préparation et la discussion des observations de l’équipe
... à ... Réunion de récapitulation : réunion à huis clos de l’équipe d’évaluation (environ deux heures)
... à ... Réunion de récapitulation : réunion finale de l’équipe d’évaluation et des représentants de l’établissement (environ 60 minutes)

Réunion initiale

Une période d’au moins deux heures (ou de trois heures pour les établissements de grande taille ayant un seul CPA) doit être allouée au début du premier jour pour la réunion initiale. Cette période sera réservée pour effectuer un examen approfondi du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement. Une documentation préparatoire à la fois complète et concise (dans le format du FRP du CCPA) est d’une importance primordiale au succès de cette réunion.

Les personnes suivantes devraient participer à la réunion initiale :

  • les représentants de la direction l’établissement (notamment la personne de qui relève le CPA)
  • les présidents et les membres des CPA
  • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux
  • tout utilisateur d’animaux qui souhaite participer

L’ordre du jour de la réunion initiale devrait se présenter comme suit :

  1. Mot de bienvenue de la part de la haute direction de l’établissement et présentation du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement, mentionnant tout changement important depuis la dernière évaluation et tout nouveau projet prévu à court terme
  2. Mise à jour sur les programmes du CCPA par le directeur d’évaluation, suivie de la présentation des membres de l’équipe
  3. Questions de la part de l’équipe d’évaluation sur la structure et l’administration du programme de soin et d’utilisation des animaux, puis sur les cinq premières sections et la dernière section (section 7) du FRP du CCPA, tel qu’il a été rempli par l’établissement :
    • Section 1: Informations générales
    • Section 2: Fonctionnement du comité de protection des animaux
    • Section 3: Formulaire de protocole d’utilisation d’animaux
    • Section 4: Services de soins vétérinaires et de soins aux animaux
    • Section 5: Formation continue
    Santé et sécurité au travail
    Gestion de crise
    • Section 6: Installations pour animaux
    • Section 7: Résumé
  4. Préoccupations de l’établissement (p. ex. en ce qui a trait au soin aux animaux ou aux programmes du CCPA)

Pour les établissements de grande taille ayant plus d’un CPA, la réunion initiale sera axée sur l’examen des éléments communs du programme de soin et d’utilisation des animaux qui s’appliquent à toutes les unités de l’établissement ou à la plupart d’entre elles, suivi par des réunions individuelles plus tard au cours de la semaine avec chacun des CPA pour discuter de la structure et du fonctionnement particuliers de chaque comité.

Au cours de la réunion initiale et des visites des installations, l’équipe d’évaluation du CCPA peut demander à voir certains protocoles d’utilisation d’animaux ainsi que la correspondance connexe (dossiers complets des protocoles), certaines PNF et tout autre document pertinent pour examen avant la réunion finale avec les représentants de l’établissement.

Visite des installations

L’équipe d’évaluation peut être accompagnée par le président du CPA, le vétérinaire ou les responsables du soin aux animaux et d’autres représentants du CPA ou de l’établissement. Les secteurs suivants devraient faire l’objet d’une visite par l’équipe d’évaluation, qui utilisera également les renseignements contenus dans la section 6 du FRP du CCPA, tel qu’elle a été remplie par l’établissement :

  • les installations d’hébergement et de soin aux animaux, comprenant les installations barrières et celles de confinement, en plus des aires de soutien et de service
  • les salles de procédures et de chirurgie
  • toutes les autres installations où sont utilisés des animaux (p. ex. les laboratoires)

Une période de temps suffisante devrait être réservée pour chacune des installations pour animaux et pour tout déplacement entre les unités. Le plus grand nombre possible d’utilisateurs d’animaux et de membres du personnel de soin aux animaux devraient être disponible pour rencontrer l’équipe d’évaluation lors de la visite des installations.

Réunions de récapitulation

  • Réunion de l’équipe d’évaluation (à huis clos)

    Avant la réunion finale, l’équipe d’évaluation a besoin d’environ deux heures, en privé, afin de préparer un résumé de ses observations.

  • Réunion finale avec les représentants de l’établissement

    Cette réunion peut durer environ 60 minutes et rassembler la plupart sinon la totalité des représentants présents lors de la réunion initiale :

    • les représentants de la direction de l’établissement
    • les présidents et les membres des CPA
    • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux

Les recommandations préliminaires de l’équipe d’évaluation seront présentées verbalement et feront l’objet de discussions. Les recommandations les plus importantes seront soulignées. Toutes les recommandations du CCPA seront incluses dans le rapport écrit envoyé à l’établissement après la visite. La réunion finale donne également l’occasion aux représentants de l’établissement de discuter, avec les membres de l’équipe d’évaluation, du moyen le plus approprié pour faire face à toute préoccupation soulevée.

Révisée en novembre 2008