Ordre du jour pour les visites intérimaires du CCPA

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Cet ordre du jour a pour objectif d’aider les établissements à se préparer pour une visite d’évaluation intérimaire. Des visites intérimaires sont menées dans les établissements qui ont obtenu deux statuts consécutifs de conformité et qui, au moment de remplir le Formulaire de révision du programme de soin et d’utilisation des animaux (FRP) du CCPA, ne présentent aucun changement important à leur programme de soin et d’utilisation des animaux et ne souligne aucune préoccupation majeure. Ce type de visite est habituellement mené par un seul directeur d’évaluation, sans équipe.

L’ordre du jour peut être modifié pour répondre aux besoins de l’établissement ou du CCPA, par suite de discussions avec le directeur d’évaluation responsable de la visite. Il faut envoyer le projet d’ordre du jour au directeur d’évaluation normalement au moins un mois avant la visite. En vue de la visite, la tâche la plus importante pour l’établissement est de remplir les sections 1 à 5 et la section 7 du FRP du CCPA, ainsi que la section 6 selon le ou les types d’installations pour animaux en cause. Ce formulaire sert de base pour toutes les évaluations effectuées par le CCPA.

L’ordre du jour générique suivant est représentatif pour une visite d’une journée d’un établissement de petite taille dont le programme n’a fait l’objet d’aucun changement important depuis la dernière évaluation. Une version détaillée de cet ordre du jour peut être préparée pour les visites d’établissements de grande taille ou d’établissements dont le programme a fait l’objet de changements.

9 h à 10 h 30 Réunion initiale du directeur d’évaluation du CCPA et des représentants de l’établissement, soit les cadres responsables et les administrateurs, les membres du comité de protection des animaux (CPA) (comprenant les coordonnateurs du CPA et les représentants du public), le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux ainsi que les utilisateurs d’animaux
10 h 30 à 11 h 30 Examen, effectué par le directeur d’évaluation, de protocoles d’utilisation d’animaux d’expérimentation, de procédures normalisées de fonctionnement (PNF) ainsi que de tout autre document pertinent choisis
11 h 30 à 12 h 30 Visite des installations pour animaux (plus de temps peut être nécessaire, en fonction de la taille de l’établissement)
12 h 30  Réunion de récapitulation (peut être combinée au repas du midi) avec les représentants de l’établissement pour discuter des observations du directeur d’évaluation

Réunion initiale

À son arrivée à l’établissement, le directeur d’évaluation du CCPA demandera à voir quelques documents choisis, soit des protocoles d’utilisation d’animaux accompagnés de la correspondance connexe (les dossiers complets des protocoles), des PNF et tout autre document pertinent, afin de pouvoir les examiner pendant environ 60 minutes après la réunion initiale.

Une période d’au moins 90 minutes doit être allouée au début de la journée pour la réunion initiale. Cette période sera réservée pour effectuer un examen du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement, en se concentrant sur la structure et l’administration du programme, sur le fonctionnement du CPA, sur les services de soins vétérinaires et de soins aux animaux, sur la formation continue et sur la santé et sécurité au travail. Une documentation préparatoire à la fois complète et concise (dans le format du FRP du CCPA) est d’une importance primordiale au succès de cette réunion.

Les personnes suivantes devraient participer à la réunion initiale :

  • les représentants de la direction de l’établissement (notamment la personne de qui relève le CPA)
  • les présidents et les membres des CPA
  • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux
  • tout utilisateur d’animaux qui souhaite participer

L’ordre du jour de la réunion initiale devrait se présenter comme suit :

  1. Mot de bienvenue de la part de la haute direction de l’établissement et présentation du programme de soin et d’utilisation des animaux de l’établissement, mentionnant tout changement important depuis la dernière évaluation et tout nouveau projet prévu à court terme
  2. Mise à jour sur les programmes du CCPA par le directeur d’évaluation
  3. Questions de la part du directeur d’évaluation sur la structure et l’administration du programme de soin et d’utilisation des animaux, puis sur les cinq premières sections et la dernière section (section 7) du FRP du CCPA, tel qu’il a été rempli par l’établissement :
    • Section 1: Informations générales
    • Section 2: Fonctionnement du comité de protection des animaux
    • Section 3: Formulaire de protocole d’utilisation d’animaux
    • Section 4: Services de soins vétérinaires et de soins aux animaux
    • Section 5: Formation continue
    Santé et sécurité au travail
    Gestion de crise
    • Section 6: Installations pour animaux
    • Section 7: Résumé
  4. Préoccupations de l’établissement (p. ex. en ce qui a trait au soin aux animaux ou aux programmes du CCPA)

Visite des installations (s’il y a lieu)

Le directeur d’évaluation peut être accompagné par le président du CPA, le vétérinaire ou les responsables du soin aux animaux et d’autres représentants du CPA ou de l’établissement. Les secteurs suivants devraient faire l’objet d’une visite par le directeur d’évaluation, qui utilisera également les renseignements contenus dans la section 6 du FRP du CCPA, tel qu’elle a été remplie par l’établissement :

  • les installations d’hébergement et de soin aux animaux, comprenant les installations barrières et celles de confinement, en plus des aires de soutien et de service
  • les salles de procédures et de chirurgie
  • toutes les autres installations où sont utilisés des animaux (p. ex. les laboratoires)

Une période de temps suffisante devrait être réservée pour chacune des installations pour animaux et pour tout déplacement entre les unités.

Réunion de récapitulation

La réunion finale peut durer de 15 à 30 minutes et rassembler la plupart sinon la totalité des représentants présents lors de la réunion initiale :

  • les représentants de la direction de l’établissement
  • les présidents et les membres des CPA
  • le personnel de soins vétérinaires et le personnel de soin aux animaux

Les observations du directeur d’évaluation feront l’objet de discussions. Cette information sera incluse dans le écrit envoyé à l’établissement après la visite. La réunion finale donne également l’occasion aux représentants de l’établissement de discuter, avec le d’évaluation, du moyen le plus approprié pour faire face à toute préoccupation soulevée.

Révisée en novembre 2008